Zoek naar:

Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor je administratie. Dit is verplicht – stelt de Belastingdienst. Je moet weten wat je verdient én wat je uitgeeft aan kosten. Maar na jaren boekhouding wil je het weleens opruimen. Wat moet je bewaren en hoelang moet je het bewaren?

Wat is administratie?

Een administratie van je bedrijf is het op éénduidige wijze vastleggen en verzamelen van bedrijfsgegevens. Een goed opgezette administratie zorgt voor overzicht, waardoor je inzicht hebt in hoe je bedrijf ervoor staat en weet aan welke verplichtingen je moet voldoen. 

Een administratie bestaat onder meer uit de volgende basisgegevens:

  • Een financiële administratie
  • Een urenadministratie
  • Een rittenadministratie
  • Een voorraadadministratie
  • Een salarisadministratie
  • Een in- en verkoopadministratie

Hoe hou je een administratie bij?

Je kunt je administratie bijhouden met pen en papier, maar tegenwoordig wordt de boekhouding veelal digitaal bijgehouden. Het gaat tenslotte veel sneller en makkelijker. Zeker met een boekhoudprogramma

Het is ook mogelijk om je administratie bij te houden in Excel. Excel is een fantastisch programma waar je veel mee kan, maar het heeft ook beperkingen. In tegenstelling tot een boekhoudprogramma moet je bij Excel denken aan een backup voor het geval je computer er mee stopt, maar je moet ook goed weten hoe Excel werkt en je kan makkelijk fouten maken in je berekeningen. Dat is de reden dat steeds meer ondernemers er voor kiezen om de administratie online te doen in een boekhoudprogramma. 

Registreer alles. Maak er een gewoonte van om elke dag een minuut of twee de tijd te nemen om alle werkzaamheden die je die dag hebt gedaan te registreren. 

Fiscale bewaarplicht: wat betekent dat?

Ondernemers hebben de wettelijke plicht om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot zeven jaar terug te kunnen controleren. Dit geldt voor de basisgegevens. Iedere ondernemer moet dus bij een willekeurige controle door de fiscus alle gegevens van de afgelopen zeven of tien jaar kunnen laten zien. 

De Belastingdienst voert deze controle uit wanneer zij de ingediende aangiftes verdacht vinden. De inspecteur verricht een onderzoek, vraagt dan een inzage in de administratie en kijkt of hij of zij fouten of onregelmatigheden kan ontdekken.  

Wat is de bewaarplicht van je administratie?

Je hebt als ondernemer een administratieve bewaarplicht van zeven tot tien jaar. Met andere woorden: je bent verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je zelfs tien jaar bewaren. 

Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om je administratie vijf jaar te bewaren.

Hoelang moet je dus de administratie bewaren zakelijk?

Als je boekjaren de kalenderjaren volgen, betekent dit dat je na 31 december 2019 je administratie over 2012 en eerdere jaren mag weggooien. Als je bepaalde documenten nog nodig hebt, bijvoorbeeld contracten of pensioenpolissen, moet je deze wel bewaren. 

Welke administratie moet je bewaren?

Het is raadzaam om de volgende administratievormen te bewaren:

  • Arbeidsovereenkomsten of huurcontracten 
  • Bankafschriften
  • Belastingpapieren
  • Bonnetjes van aankopen
  • Contracten van je energieleverancier of telefoonabonnement  
  • Pensioenoverzichten
  • UWV-papieren

Arbeidsovereenkomsten of huurcontracten

Bewaar deze tot minimaal vijf jaar nadat het contract beëindigd is.

Bankafschriften

Als ondernemer moet je je bankafschriften minimaal vijf jaar bewaren. Als particulier ben je niet verplicht om dit te doen, maar toch is het wel verstandig om je bankafschriften evengoed minimaal vijf jaar te bewaren. De Belastingdienst mag tot vijf jaar terug belasting navorderen.

Belastingpapieren

Denk hierbij aan brieven van de Belastingdienst, loonstroken en bewijzen voor aftrekposten. Particulieren hoeven dit niet te doen, al is het ook hier slim om ze minimaal vijf jaar te bewaren.

Bonnetjes van aankopen

Bewaar deze zolang als de garantie duurt.

Contracten van je energieleverancier of telefoonabonnement  

Bewaar deze tot twee jaar nadat je contract is beëindigd.

Pensioenoverzichten

Het is slim om je oude pensioenoverzichten te bewaren. Zo weet je hoeveel je pensioen je opbouwt. Ook zijn oude pensioenoverzichten handig als je vermoedt dat er een fout is gemaakt.

UWV-papieren

Deze moet je tot twee jaar na het stoppen van je uitkering bewaren. Het UWV kan later nog onderzoek naar je uitkering doen.

Welke administratie hoef ik niet te bewaren?

De volgende administratievormen hoef je over het algemeen niet lang te bewaren:

  • Handleidingen
  • Verzekeringspapieren

Hoe moet je de administratie bewaren?

Een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht is de manier waarop gegevens worden bewaard en ontvangen. Boeken, bescheiden en gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, moeten volgens de wettelijke bepalingen worden bewaard zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus.

De regels schrijven ook voor dat je een factuur die je via de mail ontvangt ook als digitaal bestand moet bewaren. Het uitprinten van deze factuur, geldt dus niet het origineel. De factuur is immers oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen. Volgens de regels van de bewaarplicht mag je deze factuur dus uitsluitend digitaal opslaan. 

Bewaar je digitale administratie als een back-up op een externe harde schijf of kies voor een cloud-oplossing. Fysieke administratie kan je het beste per jaar in een map bewaren. Zo houd je makkelijk overzicht. Je mag wél fysieke administratie digitaliseren en digitaal bewaren. 

Auteur

Schrijf een reactie