Zoek naar:

Sommige ondernemers stellen dat klanten binnenhalen relatief eenvoudig is als je het vergelijkt met klanten behouden. Nu weten we niet of dát zo is, maar dat een juiste manier van communiceren met klanten kan leiden tot beiden, staat voor ons buiten kijf.

Het is – ongeacht je business – altijd raadzaam om aandacht te besteden aan de wijze waarop je contact hebt met je klanten. Ga maar na: ga jij als consument liever in zee met een organisatie die je behulp- en begripvol te woord staat? Of kies je voor dat bedrijf waar de klantenservice je op norse wijze het idee gaf dat je slechts een nummertje bent?

Zo werkt het andersom natuurlijk ook. Een professionele en eenduidige, maar toch persoonlijke manier van communiceren kan leiden tot méér klanten voor je eenmanszaak. 

En dat niet alleen. Het leidt er ook toe dat je bestaande klanten langer aan je bindt. Het werk is tenslotte nooit gedaan wanneer de opdracht is ingeleverd. Het onderhouden van warme banden zorgt zonder twijfel voor meer werk in de toekomst.

We hebben vijf tips voor je om het contact met je klanten ook daadwerkelijk te verbeteren. Doe er je voordeel mee!

1. Zorg voor een brede bereikbaarheid

We doelen hiermee op tijden, maar ook op manieren waarop contact met klanten kan plaatsvinden. Zorg ervoor dat klanten je telefonisch, maar ook per mail én via sociale media als Facebook en Instagram kunnen benaderen.

Heb je zoiets van – ik wil helemaal niet altijd aan staan? Communiceer de tijden waarop klantencontact met je kunnen opnemen dan vooraf en op een heldere wijze. Weten ze ook weer dat je op zondag om 04:30 de telefoon écht niet opneemt…

2. Geef klanten het gevoel dat ze welkom zijn

Wist je dat mensen vaak slechts een aantal seconden nodig hebben om te bepalen of je wél of géén toffe peer bent? Dat maakt een goede eerste indruk essentieel. Die kans krijg je tenslotte geen tweede keer.

Het verstrekken van een zogenoemd welkom gevoel is daarbij er-rug belangrijk. Geef nieuwe klanten tijdens het éérste contact het idee dat je graag met ze samenwerkt en de eerste stap in de samenwerking is succesvol volbracht.

3. Wees eenduidig in je communicatie

Duidelijkheid is key in je communicatie, maar eenduidigheid is dat ook. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je huisstijl en logo op iedere communicatieve uiting terugkomen. 

Dat geldt voor je website en eventuele brochures, maar ook voor meer alledaagse elementen – briefpapier of bedrukte enveloppen, bijvoorbeeld.

Een subtiele marketingstrategie voor je kantoor zorgt indirect voor een verbeterd contact met klanten.

4. Maak gebruik van een chatbot

Klanten hebben steeds minder tijd om te wachten op jouw respons. Duurt het té lang voor je antwoord binnen is? Dan gaan ze net zo lief naar de concurrent.

We kunnen het je echter ook niet kwalijk nemen als je niet alle telefoontjes en inkomende mails binnen vijf minuten kunt beantwoorden. Het werk moet tenslotte ook nog worden gedaan. 

Daarom – regel een chatbot. Een chatbot, ja. Dat is een geautomatiseerd chatprogramma dat je kunt instellen op bijvoorbeeld je website. Inkomende vragen van klanten worden door deze bot direct beantwoord. Op een zo natuurlijk mogelijke manier, zodat klanten daadwerkelijk het idee hebben dat ze met jou aan het chatten zijn.

Eventuele vervolgcommunicatie kun je dan alsnog op de – tja – menselijke manier verzorgen. Een chatbot zorgt er echter wél voor dat je tijd wint, terwijl je potentiële klanten tegelijkertijd niet onnodig laat wachten.

5. Gebruik een CRM-systeem

CRM staat voor Customer Relation Management en draait in z’n geheel om het bijhouden van klantgegevens. Het doel daarvan? Het contact met klanten verbeteren.

Zo’n systeem zorgt er bijvoorbeeld voor dat je alle gegevens van iedere klant op een heldere manier kunt bewaren: voor- en achternamen, maar ook dingetjes als verjaardagen. Zo maak je de communicatie stukken persoonlijker, want hóe leuk is het als een klant op zijn of haar verjaardag een berichtje van je bedrijf krijgt?

Een CRM-systeem helpt je daarnaast in het nagaan van de verschillende stappen die je tijdens een gemiddeld contacttraject doorloopt. Dat maakt het onder meer handiger om follow up-afspraken in te plannen en bij te houden wat er tijdens eerder contact zoal is besproken.

Auteur

Schrijf een reactie