Search for:

Als ondernemer in Nederland heb je de verplichting om een administratie bij te houden. De Belastingdienst moet deze in kunnen zien als zij dat willen – zelfs nog na enkele jaren. Daarom is het aan te raden om je boekhouding goed op orde te hebben. De één vindt het fijn om de administratie alleen digitaal te bewaren, terwijl de ander het juist prettig vindt om offline aan de slag te gaan. Een combinatie van beiden kan ook weer heel goed helpen. In dit artikel lees je enkele simpele tips voor een betere boekhouding/administratie voor je onderneming.

Waarom is een goede boekhouding belangrijk?

Misschien denk je dat de grootste reden voor een goede boekhouding een eventuele controle van de Belastingdienst is. Natuurlijk is dit heel belangrijk, maar dat is absoluut niet de enige reden om je administratie op de juiste manier bij te houden. Wist je bijvoorbeeld dat het ook van groot belang is voor je eigen bedrijfsvoering? Het wordt namelijk gezien als de basis van je onderneming. Financieel gezien is je bedrijf niet veel waard wanneer je je administratie niet op orde hebt. 

Hoe dat precies zit? Simpel:

  • Met een goede boekhouding kun je je richten op het maken van winst;
  • Een overzichtelijke administratie zorgt voor het verbeteren van rendementen;
  • Je kunt je volledig richten op je werkzaamheden wanneer het financieel goed voor elkaar is;
  • Je bent klaar voor iedere belastingcontrole, mocht die plaatsvinden;
  • Met een goede administratie kun je weloverwogen keuzes maken voor je bedrijf.

Administratie op papier bijhouden: softcover boek drukken

Tegenwoordig houden de meeste ondernemers hun administratie digitaal of deels digitaal bij. Dit scheelt je veel volle kasten met mappen, boeken en papieren. Toch is het voor veel bedrijven voordelig om de boekhouding deels op papier bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld per jaar een boek of map samenstellen met alle belangrijke documenten en gegevens over uitgaven en opbrengsten. 

Laat jaarlijks bijvoorbeeld een softcover boek drukken met je jaarlijkse cijfers en bewaar deze boeken op volgorde in een mooie archiefkast. Doe je dit netjes voor ieder jaar dan kun je eenvoudig bij de belangrijkste gegevens over en van je onderneming. Uitgebreide data of minder belangrijke documenten kun je alsnog ernaast bewaren in een digitale omgeving die goed beveiligd is.

Plan vaste momenten in voor boekhouding

Daarnaast is het belangrijk om regelmatig tijd vrij te maken voor je administratie. Veel ondernemers doen hun boekhouding tussen het werk door. Dat is helemaal niet handig, omdat er op die manier een rommelig geheel kan ontstaan waarbij gegevens en cijfers kunnen ontbreken. Kies er liever voor om vaste momenten in te plannen voor je boekhouding waarbij je er echt even voor gaat zitten.

Zo is er een aantal deadlines waarmee je te maken krijgt wanneer je over een eigen onderneming beschikt. Eens per maand of per kwartaal moet je bijvoorbeeld je btw-aangifte doen, je moet je aangifte inkomstenbelasting indienen en je moet denken aan het samenstellen en deponeren van je jaarrekening. Wanneer je wekelijks een uurtje vrijmaakt voor je boekhouding scheelt dat enorm veel stress.

Facturen betalen door betaallink

Wat ook steeds belangrijker wordt, is het betaalgemak voor klanten en particulieren. Uit divers onderzoek (van onder andere MKB Belangen) blijkt dat facturen met een automatische betaallink, bijvoorbeeld via iDeal, sneller worden betaald dan facturen zonder zo’n link. Door je klanten het zo eenvoudig mogelijk te maken om te betalen, zullen zij dit sneller doen. Ongeveer 40% van de facturen wordt dezelfde dag betaald wanneer er een betaallink is toegevoegd – bij facturen zonder zo’n link is dat 5%.

Dat zit hem vooral in de manier hoe er direct betaald kan worden. De klant hoeft geen gegevens over te typen, maar kan direct beginnen met betalen door op de link te klikken. Deze manier van betalen is voornamelijk interessant voor zzp’ers en (kleine) mkb’ers. Bij grotere bedrijven moeten facturen vaak nog eerst geaccordeerd worden door andere personen in het bedrijf. Zij zullen dus niet zo snel direct op een betaallink klikken en dezelfde dag betalen.

Aan de slag met online boekhouding

Ook wanneer je niet aan de slag gaat met een softcover boek drukken om je administratie offline te bewaren is het goed om te weten dat je prima zelf aan de slag kunt gaan met online boekhouding. Veel zzp’ers besteden hun administratie uit aan een boekhouder, maar tegenwoordig kun je op diverse manier snel en effectief je eigen boekhouding bijhouden zonder daar veel geld aan kwijt te zijn. 

Ga aan de slag met speciale software voor boekhouding waarbij je alles, van facturen tot bonnetjes, in kunt scannen. De meeste boekhoudprogramma’s zijn heel gebruiksvriendelijk – je kunt er zo mee beginnen. Het grote voordeel hiervan ten opzichte van een boekhouder inhuren is dat je grip blijft hebben op je eigen administratie. Ook heb je realtime overzicht op in- en uitgaven en overige cijfers en hoef je dus niet te wachten tot je boekhouder jou die informatie geeft.

Auteur

Ik reis de wereld rond, groei mijn eigen zzp business, en help andere zzp’ers hun business te groeien. Afhankelijk van het moment waarop je vraagt wat ik doe, ben ik op een motor aan het touren in Bali, aan het zeilen op de Caribische zee, of aan het bungee jumpen in Nieuw Zeeland. Sinds 2,5 jaar reis ik de wereld rond terwijl ik werk aan mijn zzp business.

Schrijf een reactie