Hoeveel BTW zit er op een treinkaartje? Kan ik die btw terugvragen? En hoe moet ik dit doorbelasten aan opdrachtgevers? Je bent niet de enige zzp’er met dit soort vragen, de btw op openbaar vervoer is voor ontzettend veel zzp’ers een onduidelijk hoofdstuk. Maar wel belangrijk, want voor je btw aangifte moet je administratie netjes kloppen. En daarnaast wil je niet de mist in gaan door reiskosten verkeerd door te belasten aan opdrachtgevers.
Hoeveel BTW zit er op treinkaartjes en openbaar vervoer?
Op al het openbaar vervoer wordt 9% BTW geheven. Openbaar vervoer is een wettelijke uitzondering op het standaard percentage van 21%. Jouw treinkaartje of busticket is altijd inclusief 9% btw. Met een gratis NS business card krijg je maandelijks één makkelijke btw factuur.
Zo verwerk je de btw makkelijk in je administratie
Ik gebruik een gratis NS Business Card. Eigenlijk gewoon een OV kaart, je vraagt ‘m in een paar minuten aan. En je krijgt één overzichtelijke btw factuur per maand.
Je hoeft dus niet meer alle treinkaartje apart in te boeken, maar gewoon 1 factuur per maand.
Je kunt zelf aangeven welke ritten zakelijk en welke privé waren, zodat alleen zakelijke ritten op de factuur komen. Op de website van NS lees je er meer over. De NS Business Card heeft nog een aantal andere voordelen:
- Geen saldo meer laden: automatische betaling via incasso aan het eind van de maand
- Eén overzichtelijke btw factuur per maand
- Te gebruiken voor alle OV: trein, bus, metro, tram, OV fiets, etc.
- 100% gratis
Vraag hier jouw gratis NS business card aan.
Hoe bereken je de BTW op openbaar vervoer?
Om de BTW op openbaar vervoer te achterhalen gaan we een kleine berekening maken.
Het standaardbedrag van een treinkaartje is 100%. Hier doet de NS 9% BTW op, de totale prijs van een treinkaart is dus 109%. Om tot de BTW te komen, moet je het bedrag op het treinkaartje dus eerst delen door 109. Vervolgens vermenigvuldig je het met 9. Om deze getallen concreet te maken, heb ik hieronder een voorbeeld met een treinkaartje die €19,62 kostte.
- Treinkaartje incl. BTW: € 19,62
- Treinkaartje excl. BTW: 19,62 / 109 * 100% = € 18
- Alleen de BTW van het treinkaartje: 19,62 / 109 * 9% = € 1,62
Om de kosten in je administratie op te voeren, moet je de specificatie van jouw gemaakte rit opvragen op ov-chipkaart.nl (of gebruik de btw factuur van je NS Business Card). Download de specificatie als PDF bestand en voeg die bij in je boekhoudprogramma (of geef ‘m aan je boekhouder).
Reiskosten doorbelasten
Een rit met het openbaar vervoer valt onder de categorie reiskosten. Vaak spreken zzp’ers met de opdrachtgever af dat de reiskosten, of een deel daarvan, doorbelast mogen worden.
Maar hoeveel moet je doorbelasten? En hoe werkt het met de BTW?
Belangrijk is dat je het juiste bedrag doorbelast. Het kan even verwarrend zijn, omdat je nu met verschillende BTW percentages te maken krijgt. Hieronder is uitgelegd wat je precies door mag belasten.
Jouw treinkaartje in je eigen administratie
Eerst boek je jouw kosten in je eigen administratie in. Op kosten van openbaar vervoer zit 9% BTW. Jij als ZZP’er of ondernemer boekt het treinkaartje als reiskosten in je administratie. De 9% BTW splits je af. Je krijgt dan met het treinkaartje van € 19,62 het volgende in je administratie: Reiskosten voor € 18 en te vorderen BTW van € 1,62. De BTW mag je terugvragen bij de aangifte omzetbelasting.
Reiskosten doorbelasten aan je opdrachtgever
De reiskosten excl. BTW zet je op de factuur die naar de opdrachtgever wordt verzonden, dus € 18. Over het totaalbedrag op de factuur hanteer je het btw percentage dat bij jouw geleverde diensten hoort.
- Als je normaalgesproken 21% btw rekent over jouw geleverde diensten, reken je ook 21% over de doorbelaste reiskosten op je factuur
- Als je normaalgesproken 9% btw rekent over jouw geleverde diensten reken je 9% btw over de doorbelaste reiskosten
- Als je 0% btw rekent, vrijgesteld bent van btw of particulier bent en geen btw nummer hebt, belast je de reiskosten door met 0% btw
Als jij zoals de meeste zzp’ers diensten verleent met 21% btw, hef je dus € 18 x 21% = € 3,78 BTW over de doorbelaste reiskosten. Deze BTW geef je aan en moet worden afgedragen.
De specificatie van jouw ritten via je ov-kaart blijft in jouw administratie, voor de bewijsplicht. De opdrachtgever heeft jouw factuur als bewijsplicht. Als de opdrachtgever een specificatie of brondocument van jouw reiskosten wil ontvangen, kan je een kopie van jouw OV specificatie sturen.
Of als je een gratis NS Business Card hebt kan je makkelijk de specificatie van je zakelijke ritten sturen aan je opdrachtgever. De btw is dan al automatisch uitgesplitst. Op deze pagina van NS.nl lees je meer over de Business Card.
De NS Business Card is gratis te gebruiken, maar je kunt er ook abonnementen op laden, als je bijv. gebruik wil maken van een:
- Daluren abonnement voor €4,68 p/m. 40% korting op reizen buiten de spits
- Traject abonnement. Prijs afhankelijk van het traject.
- Trein Vrij abonnement. Onbeperkt reizen met de trein voor €332,50 p/m.
Je vraagt hier gratis een NS Business Card aan.
Wat betreft het doorbelasten van OV-kosten lijkt me deze manier het extra ‘spekken’ van de overheid.
In plaats van 6% afdragen ga je nu 21% afdragen. De rekening die je stuur aan de klant wordt daarmee hoger. De belastingkist wordt verder gevuld.
Op zich zou het natuurlijk kunnen dat je klant de btw ook weer terug kan vragen. Dan maakt het niet zoveel uit. Maar dat is niet altijd het geval. Bijvoorbeeld als je werkt voor een stichting.
Wat ik doe als ik kosten doorbelast, is het bw-percentage doorbereken (en dus afdragen) dat ik zelf ook heb betaald. Dan blijft voor iedereen de rekening zo laag mogelijk. Naast OV-kosten geldt dit bijvoorbeeld ook voor (trainings)boeken die ik doorbelast aan cursisten. Voor boeken is het btw-percentage ook 6% is.
Met al die getallen begint het soms wel te duizelen, dus ben benieuwd wat er niet zou kloppen aan mijn redenering 🙂
Hoi Anne-Marie,
De meeste bedrijven mogen gewoon de btw terugvorderen, waardoor het betreft vervoer- of onkostenvergoeding meestal geen probleem is. Je hebt gelijk bij verenigingen en stichtingen, voor hen valt het inderdaad nadelig uit. Maar bedenk je ook dat zij ook geen btw hoeven af te dragen op producten en diensten die zij verkopen. Ze plukken dus ook de vruchten van de btw vrijstelling.
Ik raad je aan om toch 21% btw te rekenen over de vervoer- en onkosten die je in rekening brengt, anders kan de belastingdienst je daar een boete voor opleggen. Het beste kun je hier natuurlijk even over in gesprek met een boekhouder, ik ken jou specifieke situatie namelijk niet.
Voor wat betreft de boeken: wanneer je boeken verkoopt aan cursisten dan is er geen sprake van een doorbelasting, maar dan voer je een aparte activiteit uit, namelijk handel. Je koopt de boeken in en verkoopt deze vervolgens weer. De verkoop van boeken is dus een handelsactiviteit en daar mag je gewoon 6% btw over rekenen, verkoop van boeken valt namelijk onder het 6% tarief.
Wat een handig artikel met goede en duidelijke informatie! Ik ben van plan om voor mijn werk steeds vaker gebruik te maken van het openbaar vervoer. Ik twijfel alleen nog of het handiger is om gebruik te maken van een NS businesscard of van een mobiliteitskaart.
Met vriendelijke groet,
Felix
Goedendag, als ik een kortings kaart heb, mag ik dan wel de 100% aan de klant doorberekenen? Hij betaald tenslotte mijn abonnementskosten niet.
Met vriendelijke groet,
Edith
Hi Edith. Dat mag zeker! Je kunt zelf bepalen welke kosten je doorberekend aan de klant. Je kunt er dus ook voor kiezen om het volle reistarief door te berekenen (of zelfs meer als je wil).
Hallo,
Hoe zit het dan eigenlijk met een dal vrij abonnement?
Ik betaal eenmalig een bedrag per maand aan de Ns en kan dan in de dal uren reizen zonder extra kosten.
Welke reiskosten vraag ik dan aan de klant?
Je dal vrij abonnement en jouw reiskosten voer je op als kosten in jouw eigen administratie.
Hoeveel reiskosten je doorberekend aan de klant is helemaal aan jou. Gebruikelijk onder zzp’ers is om zo’n 40 cent per kilometer te rekenen of 50% van uurtarief op basis van de reistijd. je kunt ook 1 op 1 je reiskosten declareren als je er niets op wil ‘verdienen’.
Dankjewel, heel duidelijk en heet mij geholpen om mijn reiskosten te verklaren 🙂
Hoe zit het met Eurostar tickets ? Ik kan geen BTW-factuur aanvragen voor mijn (regelmatige) trein reis naar Brussel. Bij Thalys kon dat nog wel. Moet ik dan maar als zakelijke kosten zonder btw boeken ?
Hoi Willem, Als je de btw niet kan terugkrijgen, dan zou ik het hele bedrag als zakelijke kosten opvoeren.