Het is een lastige tijd voor iedereen. Voor veel zzp’ers betekenen de coronamaatregelen dat ze tijdelijk minder inkomen hebben. Het is toch belangrijk om jezelf te blijven uitdagen en te blijven werken aan je bedrijf. 

Een goede plek om te starten is de boekhouding van je bedrijf. Als je door de maatregelen met minder werk zit, zou je meer tijd kunnen besteden aan het boekhouden. Zo weet je zeker dat alles weer up-to-date is en kan je plannen maken voor als je weer volledig aan de slag kan.

Hieronder geven wij zes tips voor het boekhouden tijdens de coronacrisis.

1. Administratie compleet bijwerken en bijhouden


Als je met minder werk zit te kampen, is dit de ideale tijd om je gehele boekhouding compleet bij te werken en wellicht helemaal opnieuw in te richten. 

Zorg ervoor dat al je inkomsten en uitgaven van de afgelopen periode zijn opgenomen in je boekhouding. Zo heb je een duidelijk overzicht van je cash-flow en maak je weloverwogen keuzes maken voor de komende periode. Als je extra tijd hebt, zou je de gehele administratie ook opnieuw kunnen inrichten. Zorg ervoor dat het duidelijk is voor jou, maar ook voor een eventuele boekhouder. 

We raden daarnaast ook aan om je administratie regelmatig bij te houden. Controleer wekelijks, of dagelijks, de administratie en houd deze constant bij. Zo heb je altijd een up-to-date administratie. Handig voor als je weer aan de slag kan en voor wanneer het tijd is voor de belastingaangifte. Inzicht in je cash-flow en andere vaste lasten is noodzakelijk om overeind te blijven en geeft goed zicht op besparingsmogelijkheden.

Zorg er ook voor dat je de impact van de coronacrisis meeneemt in je jaarverslag. Het is namelijk wettelijk verplicht om de risico’s en onzekerheden van de onderneming hierin te vermelden.

Om de administratie weer op orde te krijgen, kan je ook overwegen om een abonnement op een boekhoudprogramma te nemen. Dit maakt het proces een stuk makkelijker.

2. Automatiseer een gedeelte van je boekhouding

Je hebt ook de keuze om een gedeelte van je boekhouding te automatiseren door gebruik te maken van boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma kan digitale facturen maken en versturen, inkomende facturen digitaal opslaan, koppelingen maken met andere systemen en betalingen van klanten automatiseren. 

Bovendien heeft een boekhoudprogramma een handig dashboard. Hier kan je verschillende grafieken en rapportages bekijken van de kosten binnen het bedrijf. Binnen deze statistieken volg je gemakkelijk wat er gebeurt binnen het bedrijf en heb je een groter uitgangspunt om hierop te reageren of plannen te maken voor de toekomst. Je krijgt daarnaast op deze manier meer inzicht op de gehele boekhouding.

Een boekhoudprogramma is daarnaast erg makkelijk in gebruik. Bij veel programma’s worden makkelijke termen gebruikt en wordt je stapwijs uitgelegd hoe je deze processen automatiseert. Zie je het niet zitten om zelf een boekhoudprogramma onder de knie te krijgen? Door een boekhouder het programma te laten beheren hoe je je nergens meer zorgen over te maken. Je hebt namelijk altijd een specialist bij wie je terecht kunt als je er even niet meer uit komt.

3. Overbodige kosten identificeren

Een handige bijzaak van het controleren van je gehele administratie: je kan overbodige kosten identificeren en (tijdelijk) stopzetten. Er zijn tijdens deze coronacrisis wellicht enkele kosten binnen het bedrijf die je tijdelijk niks opleveren door de schaarste van werk. Denk bijvoorbeeld aan abonnementen op softwareprogramma’s of voor een bedrijfstelefoon. 

De kosten op verschillende abonnementen en andere diensten kunnen flink oplopen. Door deze te identificeren en tijdelijk stop te zetten kun je mogelijk wat besparen tijdens deze moeilijke tijden. De meeste diensten en abonnementen kan je zonder problemen weer activeren, je loopt dus niks mis. Daarnaast is dit ook de tijd om te kijken of er wellicht goedkopere opties of extra kortingen mogelijk zijn. 

4. Boekhouder regelen

Vind je boekhouden toch lastig? Of wil je advies van een opgeleide specialist? Schakel dan een boekhouder in. Dit is vooral een verstandig idee wanneer je huidige administratie niet overzichtelijk is of je een persoon nodig hebt die je advies kan geven over de kosten binnen je bedrijf. De boekhouder brengt je boekhouding weer op orde zodat je vanaf een fris startpunt verder kunt, zodra je weer aan de slag kan met je werkzaamheden. Op Boekhouder Gids vind je alle boekhouders in Nederland.

Een aantal voorbeelden van de verschillende taken die een boekhouder voor jou verricht:

  • Bijwerken van de gehele administratie
  • Helpen bij het opstellen en indienen van je aangiftes, maar ook bij aanvragen
  • Geven van advies op basis van je eigen administratie
  • Dienen als informatiepunt voor alle coronamaatregelen en de bijbehorende voorwaarden
  • Bieden van technische ondersteuning bij gebruik van boekhoudprogramma’s

Zo ben je zeker van een professionele administratie en ben je ervan verzekerd dat het up-to-date is. Het is daarnaast erg belangrijk dat je je kosten zo laag mogelijk houdt in lastige tijden. Door zoveel mogelijk te besparen is de kans groter dat je je werkzaamheden weer normaal kan oppakken. Een boekhouder helpt hier goed bij. Bovendien is het altijd voordelig om een professioneel opgeleide boekhouder te hebben als adviespunt. Een boekhouder helpt je bijvoorbeeld met het opstellen van een plan om te bekijken wat er gedaan kan worden binnen de huidige maatregelen.

5. Plan vooruit en wees creatief

Maak een risicoanalyse aan de hand van je administratie en de verschillende scenario’s voor je bedrijf. Wat kan er gebeuren met het bedrijf en hoe ga je reageren op deze scenario’s?

Bekijk goed welke maatregelen ervoor zorgen dat je minder aan de slag kan of waardoor je minder inkomen hebt. Verkoop je bijvoorbeeld producten in winkels die gesloten zijn? Kijk dan of je je producten via een webshop of andere platformen kan aanbieden bij de consument.

Bestel je bij een buitenlandse leverancier die door de crisis moeite heeft met leveren? Bekijk of er tijdelijke alternatieven zijn.

Een andere optie is om je aanbod aantrekkelijker te maken voor klanten. Denk bijvoorbeeld aan korting geven voor snelle betalingen. Zo bespaart de consument en beschik je sneller weer over een werkkapitaal.

Werk je voor opdrachtgevers en stuur je meestal de factuur aan het eind van een klus? Stel dan een regeling op om je facturatie meer frequent te sturen, zodat je in ieder geval altijd over een werkkapitaal beschikt.

Een andere optie is om af te spreken dat je gaat voor een aanbetaling. 

Mocht je er financieel toch echt niet uitkomen, kijk dan of je in aanmerking komt voor een regeling of een lening bij een bank of kredietverstrekker.

6. Kijk of je in aanmerking komt voor regelingen

Kom je door de maatregelen in financiële problemen? Kijk dan of je in aanmerking komt voor één of meerdere regelingen. 

De Tozo, Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandig Ondernemers, is een regeling gecreëerd om zzp’ers steun te geven die door de maatregelen kampen met financiële problemen. Als je door de coronacrisis onder het sociaal minimum verdient en/of een liquiditeitsprobleem hebt kun je in aanmerking voor deze regeling. 

De TVL, Tegemoetkoming Vaste Lasten, is voor zelfstandigen die veel omzet verliezen tijdens de crisis, maar wel te maken hebben met vaste lasten. Je komt hiervoor in aanmerking als je minimaal 30% omzetverlies hebt en minstens €3.000,- betaalt aan vaste lasten. 

De TONK, Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten, is een noodmaatregel voor huishoudens die door de coronacrisis te kampen hebben met ernstige financiële problemen. Dit is niet zozeer gericht op zzp’ers, maar is een regeling die jou bijstaat in het huishouden. Hierdoor hoef je minder snel in het spaarpotje van je bedrijf te duiken.

Een overzicht van alle regelingen waarvoor je in aanmerking kan komen kun je vinden op de website van Rijksoverheid.

Als je er financieel echt niet meer uitkomt, is het ook een optie om krediet aan te vragen bij banken of andere financiers.  Denk aan een zakelijke lening bij een kredietverstrekker of een rekening-courant krediet lening bij de bank. Banken geven daarnaast ook uitstel voor aflossing in speciale gevallen. Het is altijd de moeite waard om te kijken wat je opties zijn.

Snel weer aan de slag

Maak concrete plannen voor als je weer aan de slag kan. Dit start bij je boekhouding: zorg ervoor dat je administratie overzichtelijk is en je inzicht hebt in al je inkomsten en uitgaven. Op basis van deze informatie kan je beslissingen maken over het vervolg voor jou als zzp’er. Maak realistische plannen die ervoor zorgen dat je er financieel bovenop komt en de schade van de maatregelen beperkt blijft. Zorg er ook voor dat deze plannen overeenkomen met je huidige administratie, dan kom je niet voor vervelende verrassingen te staan.

Een goed begin is het halve werk, en dat begint bij je boekhouding. Creëer inzicht, houd je administratie bij en zorg ervoor dat je goed voorbereid bent op de toekomst. Zo kun je hopelijk snel weer aan de slag! Kijk hier voor de beste mogelijkheden omtrent zakelijke rekeningen openen.