Zaken met je klanten doe je op basis van wederzijds vertrouwen. Jammer genoeg komt het soms voor dat het vertrouwen wordt geschonden, zeker wanneer je een dienst of product hebt geleverd waarvoor niet wordt betaald. In de praktijk gebeurt het gelukkig niet vaak, maar het kan de nodige kopzorgen opleveren als een klant een wanbetaler blijkt. Besluit je om je incasso uit te besteden, dan heb je doorgaans drie partijen die je kan inschakelen. Onderling zijn er echter wel verschillen in wat ze voor jou kunnen betekenen.
Onbetaalde facturen niet laten liggen
Allereerst doe je er goed aan om er bovenop te blijven zitten. Laat je niet afleiden door debiteuren die beterschap beloven, maar vervolgens niet betalen.
“Wij horen de meest uiteenlopende smoezen van wanbetalers”, vertelt Lucien Ridderbroek van e-Legal incasso advocaten. “Het kan voorkomen dat er een reden is waarom niet wordt betaald. In gesprekken horen we die netjes aan en zetten we vervolgens aan om toch te betalen of – als het niet anders is – een betalingsregeling overeen te komen.
Daarom het advies: wacht niet te lang met het nemen van actie. In het vervelendste geval gaat je klant failliet en krijg je nooit het geld waarop je recht hebt.”
Welke speler heb je nodig?
Een snelle google opdracht laat zien dat er legio aanbieders zijn, waaronder incassobureau’s of deurwaarders en incassoadvocaten. Maar dat maakt het er niet per se eenvoudiger op. Alle drie de partijen houden zich bezig met incasso’s, maar de bevoegdheden verschillen. Hieronder een beknopte omschrijving:
1. Incassobureau
Een incassobureau is laagdrempelig, maar heeft geen bijzondere bevoegdheden op incassogebied. Met name in de eerste minnelijke fase, zorgt een incassobureau dat jouw factuur nogmaals onder de aandacht komt en dat er mogelijk een betalingsafspraak tot stand komt. Tot 25.000 euro mag een incassobureau procederen, maar alles daarboven moet worden overgedragen aan een advocaat.
Een incassobureau kan daarnaast zelfstandig geen faillissement aanvragen of beslag laten leggen. De mate van druk opvoeren kent daardoor zijn grenzen. Als je het idee hebt dat je debiteur snel onder de indruk is van ‘dwingende ogen’, dan kan een incassobureau een goede keuze zijn.
Let er wel op dat je een bureau inschakelt dat goed bekend staat, want er is veel kaf onder het koren omdat een incassobureau geen beschermd beroep is en iedereen dus een incassobureau kan beginnen. Veel incassobureaus behandelen vorderingen op particuliere debiteuren of zogenaamde bulkzaken, zoals lage vorderingen van telecomaanbieders en energiemaatschappijen.
2. Deurwaarder
Veel deurwaarderskantoren bieden ook incassodiensten aan. Dit is naast hun primaire dienstverlening die zich – kort gezegd – richt op de zogenaamde ‘ambtshandelingen’. Denk hierbij aan het betekenen (officieel overhandigen) van dagvaardingen of het leggen van beslag na een vonnis.
Net zoals incassobureaus, zijn deurwaarders vooral actief in de minnelijke fase van een incassotraject. Dat houdt in: sturen van herinneringsbrieven, betalingsafspraken maken of aanmanen. Tot vorderingen van 25.000 euro mag ook een deurwaarder zelf procederen. Als bedragen daarboven komen of bij complexere zaken, dan schakelt een deurwaarder ook een advocaat in.
In de praktijk werken deurwaarders vaak samen met een incasso advocaat, bijvoorbeeld bij conservatoire (bewarende) beslagen. Dit zijn beslagen die worden gelegd voordat er een vonnis beschikbaar is, waarvoor wettelijk gezien een advocaat verplicht is.
3. Incasso advocaat
Een derde optie is een incasso advocaat. Een advocatenkantoor is namelijk bevoegd om zowel in de minnelijke als gerechtelijke fase op te treden. Met andere woorden: ook als er een faillissementsaanvraag moet worden gedaan of men conservatoir beslag wil laten leggen, is een incasso advocaat degene die kan helpen.
Vanwege de diepgaande kennis van het Nederlands recht en hun proceservaring kunnen incasso advocaten doorgaans snel succes boeken, ook in complexe zaken waarin een debiteur een vordering betwist. Overigens is het niet zo dat advocaten alleen incassozaken oppakken waar de belangen groot zijn: vanaf een factuur van ca. 250 euro kan het al de moeite waard zijn om de vordering uit te besteden aan een incasso advocaat.
Doe vooraf je huiswerk
Voordat je een partij selecteert doe je er goed aan om je vooraf te verdiepen in de precieze mogelijkheden en eventuele kosten. Weet dat in tegenstelling tot deurwaarders en incasso advocaten, iedereen een incassobureau mag starten en zich kan inschrijven bij de KvK. Juist in dit segment is de kwaliteit hierdoor sterk wisselend.
Ook is het belangrijk dat je een goede indruk krijgt van de partij die met jouw incasso’s aan de slag gaat. Wees daarom niet bang om telefonisch contact op te nemen en referenties te vragen. Vergelijk ook de recensies op internet door te zoeken op de bedrijfsnaam van de partij in kwestie.
Nu je de verschillen kent tussen de diverse partijen, kun je een goede keuze maken voor een partij die het beste bij jouw incassozaak past.
Lees ook:
Zakelijke rekening vof openen
Eenvoudig boekhoudprogramma vergelijker
Gratis boekhoudprogramma vergelijker
