Geen enkele ondernemer zit er op te wachten: een klant die verzaakt om een factuur te betalen. Het kan altijd gebeuren dat een opdrachtgever een keer vergeet om een factuur te verrekenen. Wanneer je echter al een paar keer gemaild of gebeld hebt en nog steeds geen geld op je rekening ziet staan, is het tijd om stappen te ondernemen. Een van de stappen die je kunt zetten, is het inschakelen van een incassobureau. Wanneer je als zzp’er een incassobureau moet inschakelen en waar je op moet letten, lees je hieronder.
Tip: nog geen zakelijke rekening? Bekijk hier waar je voordelig een bedrijfsrekening kan openen.
Op welk moment moet je een incassobureau inschakelen?
Nederland kent steeds meer zzp’ers: begin 2021 waren er voor het eerst meer dan 2 miljoen ondernemers in Nederland geregistreerd. Al die ondernemers moeten ervoor zorgen dat ze werk leveren waarvoor ze betaald krijgen. Op het moment dat dit niet gebeurt, kun je telefoontjes plegen tot je erbij neervalt, maar wanneer dat zelfs niet helpt moet er iets anders gebeuren. Wanneer je een herinnering hebt gestuurd, een aanmaning hebt gestuurd én contact hebt proberen te zoeken, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. De kans is groot dat je dat liever helemaal niet wilt. Je schakelt namelijk niet zomaar zo’n bureau in. Deze actie kan de eventuele band die je met een opdrachtgever hebt schaden.
Daarom is het nog wel goed om eerst even na te denken over het inschakelen van een incassobureau. Is het een klant waar je eerder werk voor hebt geleverd en die eerder altijd op tijd betaalde? In dat geval is er misschien meer aan de hand en kan even wachten helpen. Is het een klant waar dit de eerste opdracht voor is en waarbij het een eenmalige opdracht betreft? In dat geval kun je zeker verdere stappen ondernemen. Is het de eerste opdracht, maar wil je het liefst nog wel verder met die klant? Dat moet je je misschien eerst afvragen of je met zo’n partij samen wil werken. Wanneer dat het geval is, hoef je ook niet direct een incassobureau in te schakelen. Wacht in ieder geval niet te lang. De meeste ondernemers schakelen zo’n bureau in na ongeveer 90 dagen.
Kies je voor een deurwaarder of een incassobureau?
Naast een incassobureau kun je kiezen voor het inschakelen van een deurwaarder. Dit zijn twee verschillende dingen: een deurwaarder heeft namelijk de mogelijkheid om juridische stappen te ondernemen wanneer dat nodig zou zijn. Een incassobureau kan dit niet; zij zijn een bedrijf dat alleen schulden kan innen. Voor het serieuze werk is het dus aan te raden om met een deurwaarder in zee te gaan. Het inschakelen van een incassobureau is vaak al voldoende. Dat komt omdat een brief krijgen van een schuldeiser altijd iets dreigender is dan wanneer je zelf een brief stuurt.
Een incassobureau gebruikt namelijk over het algemeen wat ‘hardere’ taal. Zij hebben ervaring in het vak en weten precies wat ze wel of niet kunnen maken. Jij kunt nog wel zo’n duidelijke factuur maken en vervolgens een goede aanmaningsbrief in elkaar zetten; dat maakt voor een opdrachtgever niet uit of ze überhaupt wel of niet betalen. Een ander voordeel van het inschakelen van een incassobureau als zzp’er is dat het bureau bijkomende kosten gaat rekenen wanneer er niet voor een bepaalde datum is betaald. Dat werkt voor de meeste wanbetalers motiverend om alsnog te betalen.
Wat betaalt een zzp’er voor een incassobureau?
Hoewel er dus aardig wat voordelen te vinden zijn bij het inschakelen van een incassobureau is er een reden waarom niet iedere zzp’er dat direct doet wanneer er een factuur betaald moet worden. Het kan je namelijk flink wat geld kosten. Je moet je vooraf altijd afvragen of de kosten van een incassobureau opwegen tegen het bedrag dat op de factuur staat. Wanneer dit het geval is, is het zeker aan te raden om voor een incassobureau te gaan. Ieder incassobureau hanteert andere prijzen. Check daarom altijd het aanbod van meerdere bureaus voordat je in zee gaat met één incassobureau.
Veel bureaus werken vandaag de dag volgens een no cure, no pay principe. Dit betekent dat je alleen hoeft te betalen wanneer zij ervoor kunnen zorgen dat je klant je factuur betaalt. Pas daarna hoef jij het incassobureau te betalen. Het bureau weet precies hoeveel incassokosten er gerekend mogen worden. Is de factuur een waarde van € 2500, dan moet de opdrachtgever 15% (€ 375) aan incassokosten betalen. Over de volgende € 2500 moet er weer 10% aan extra kosten worden betaald. Op de website van de Rijksoverheid vind je meer over de hoogte van incassokosten van een incassobureau.
Tip: houdt achterstallige betalingen bij in een eenvoudig boekhoudprogramma
