Je kent het vast wel. Vol goede moed begin je aan een vergadering. Het verloop van de vergadering zit grotendeels in je hoofd. En na afloop rijd je tóch naar huis met een ontevreden gevoel. Nutteloos was het zeker niet, maar je had er graag meer uit willen halen. Hoe je daar de volgende keer wél voor zorgt? Nou – pas de volgende vijf tips toe. Daar wordt je vergadering geheid een stuk vruchtbaarder van.

1. Ga er bij staan

Ben je op zoek naar een geschikte vergaderlocatie? Kijk dan niet alleen naar de locatie zelf, maar ook naar de mogelijkheden. Is het bijvoorbeeld mogelijk om, met behulp van statafels, staand te vergaderen?

Ja – je leest het goed. Een van de meest effectieve manieren van vergaderen is door dit staand te doen. De deelnemers zijn dan energieker en alerter. Bovendien: als je staat, beweeg je ook meer. Dit is goed voor je lichaam en in het bijzonder voor de hersenactiviteit. 

En je hoeft natuurlijk niet een hele dag te staan. Probeer hier een beetje mee af te wisselen. Zo blijft de vergadering dynamisch.

2. Vergader altijd op locatie

Waarom vergaderen op locatie? Omdat er dan geen afleidingen zijn. Iedere aanwezige kan zich afsluiten van het werk. Vergeet niet dat er misschien wel collega’s of samenwerkingspartners zijn die met wat frustraties rondlopen, omdat ze zich niet helemaal happy voelen in hun rol. Wellicht vinden ze dat er te weinig oog is voor hun potentieel. En mogelijk loop je zelf met zo’n gevoel rond.

Door elkaar te treffen op een vergaderlocatie begin je als het ware met een schone lei. Iedereen kan vrijuit praten, waardoor niet alleen onderlinge geschillen uit de wereld worden geholpen, maar er ook meer ruimte is voor sprankelende ideeën. En er zijn meer dan genoeg centraal gelegen plekken. Een van de opties is om voor een vergaderlocatie in Rotterdam te kiezen. Je krijgt er gegarandeerd een mooie lunchwandeling bij.

3. Kies een doel

Dit klinkt logisch, maar het gebeurt vrij vaak dat er doelloos vergaderd wordt. Een onderwerp als ‘de plannen voor volgend jaar’ is natuurlijk hartstikke vaag. Als je, om een willekeurig voorbeeld te noemen, actief gaat bedenken hoe er meer content voor social media gemaakt kan worden, kom je met concrete plannen terug op kantoor. Een duidelijke agenda kan daar ook bij helpen. 

4. Ga oefenen

De kans is groot dat je in je leven veel zaken hebt moeten leren. Waarom dan niet eens oefenen met vergaderen? Je kunt zelfs lessen in effectief vergaderen volgen. Dat kan op individuele basis, bijvoorbeeld als je zzp’er bent, maar ook met het hele bedrijf. Tijdens een training leer je hoe je écht goed luistert en hoe je met elkaar tot het beste resultaat komt.

5. Plan een vergadering in de middag

Het is een gedoe om ergens om 09:00 te zijn, maar het is ook gewoon een stuk effectiever om in de middaguren te vergaderen. De verbale vaardigheden zijn dan op hun best. Maak daar dus gebruik van!