Kilometervergoeding berekenen aan klant op de juíste manier

Er zijn twee manieren waarop je je kilometervergoeding kunt doorberekenen aan je klant. Dit kan door een aparte vermelding op je factuur, of door de vergoeding op te nemen in je uurtarief. Dat je maar €0,19 per kilometer in rekening mag brengen is overigens een fabel.

Apart op de factuur

Een optie is om de kilometervergoeding die je vraagt te vermelden op je factuur. Dit kan apart; de meeste bedrijven en hun klanten geven hier de voorkeur aan. Op die manier is het direct duidelijk hoeveel kilometervergoeding er precies betaald wordt. Wanneer je dit doet moet je wel met een aantal dingen rekening houden, zoals het rekenen van btw over de kilometervergoeding.

Let op het doorberekenen van de BTW

De Belastingdienst ziet reiskosten als een onderdeel van de globale vergoeding die betaald moet worden voor de geleverde prestatie(s). Concreet gezegd betekent dit dat de reiskosten gewone bedrijfskosten zijn, en daarom moet je op gefactureerde reiskosten hetzelfde btw-tarief toepassen als op de rest van de factuur.

Worden de overige diensten gefactureerd met een btw-percentage van 21%? Dan geldt dus dat er ook voor de kilometervergoeding 21% aan btw dient te worden aangerekend.

In je uurtarief

Een tweede mogelijkheid is om je kilometervergoeding op te nemen in je uurtarief. Met deze optie kies je ervoor om de reiskosten als globale onkosten van je bedrijf aan te rekenen. Dit geldt ook voor andere zaken, zoals bijvoorbeeld het papier waar je gebruik van maakt of het gereedschap en de huur van je kantoor. Deze manier van factureren is het makkelijkste, omdat er veel minder administratie bij komt kijken.

Bovendien kan er op deze manier geen discussie ontstaan met je opdrachtgever; het uurtarief is immers goedgekeurd en vastgelegd bij de ondertekening van de overeenkomst.

Reken meer dan 19 cent door aan je klant

Er wordt vaak gedacht dat je als zzp’er maar €0,19 per kilometer in rekening mag brengen, maar dit is niet correct. Wel is het zo dat als je gebruik maakt van een privéauto voor zakelijke ritten er maar €0,19 belastingvrij betaald mag worden. Dit betekent natuurlijk niet dat je geen hogere kilometervergoeding mag berekenen.

Veel zzp’ers hanteren dan ook een bedrag tussen de €0,20 en €0,30 per kilometer. Maar onthoud wel dat je over alles boven de €0,19 per kilometer belasting moet betalen. Reken je bijvoorbeeld €0,25 per kilometer? Dan moet je over die €0,06 die je extra vraagt inkomstenbelasting moeten betalen.

Reken niet alleen kilometers, maar ook autokosten door

De naam ‘kilometervergoeding’ lijkt te impliceren dat het alleen om de afgelegde kilometers gaat, maar dit is niet correct. Sterker nog, wanneer je er voor kiest om uitsluitend de kilometers te factureren is de kans groot dat je hier financieel niet uit zal komen. Er zijn een aantal andere kosten die je beter mee kunt nemen in de vergoeding:

  • De onderhoudskosten van het voertuig;
  • De autoverzekering die je moet betalen;
  • De wegenbelasting die verschuldigd is;
  • De brandstof welke dient te worden betaald;
  • De afschrijvingskosten;

De totale kostprijs van het lijstje hierboven deel je door het aantal kilometers dat je op jaarbasis rijdt. Zo is voor jou direct duidelijk welke prijs je per kilometer in rekening kunt brengen.

Houd er ook rekening mee dat de kosten die je jaarlijks voor je auto betaalt per jaar kunnen verschillen. Daarnaast fluctueert ook de brandstofprijs constant. Ik raad je daarom aan om jaarlijks de kostprijs van je zakelijke auto te herzien, zeker als de auto ook op je balans staat.

Reactie toevoegen

Navigeer