Als zzp’er moet je de reiskosten niet vergeten op je factuur. Reiskosten zzp zijn tenslotte een onderdeel van de vergoeding voor je geleverde prestaties – en dat je maar €0,23 per kilometer in rekening mag brengen, is een fabel. Lees verder!

Hoe bereken ik de zzp reiskostenvergoeding op de juiste manier?

je kunt de reiskostenvergoeding zzp berekenen op twee manieren:

  1. Via een aparte vermelding op je factuur;
  2. Via een vergoeding in je uurtarief.

Optie 1: Via een aparte vermelding op je factuur

De eerste optie is het vermelden van de reiskosten zzp op je factuur. Dat doe je via een aparte factuurregel.

Hou daarbij rekening dat je ook over de kilometervergoeding btw berekent. De Belastingdienst ziet reiskosten zzp namelijk als een onderdeel van de globale vergoeding die betaald moet worden voor de geleverde prestaties.

Dit betekent in simpele taal dat de reiskosten zzp gewone bedrijfskosten zijn. Het is daarom belangrijk dat je op de gefactureerde reiskosten hetzelfde btw-tarief toepast als op de rest van de factuur.

Worden de overige diensten gefactureerd met een btw-percentage van 21%? Dan geldt dat dus ook voor de kilometervergoeding.

Belangrijk: je kilometers zijn pas geldig als je ze bijhoud in jouw administratie. Dat kan op 3 manieren. Met een:

Optie 2: via een vergoeding in je uurtarief

Een tweede mogelijkheid: je reiskosten meenemen in je uurtarief. Je kiest er dan voor om de reiskosten als globale onkosten van je bedrijf te rekenen.

Dit geldt ook voor andere zaken, zoals het papier waar je gebruik van maakt of het gereedschap dat je nodig hebt.

Deze manier van factureren is eigenlijk het makkelijkst, omdat er veel minder administratie bij komt kijken. Bovendien ontstaan er zo geen discussies met je opdrachtgever. Het uurtarief is immers goedgekeurd en vastgelegd bij de ondertekening van de overeenkomst.

Hoe bereken je de reiskosten zzp?

Het klopt dat je maar € 0,23 belastingvrij mag uitkeren aan jezelf als je gebruik maakt van jouw privé-auto voor zakelijke ritten.

Maar naar jou klant toe mag jij een hogere kilometervergoeding rekenen. Zoveel als jij reëel vind!

Houd er alleen rekening mee dat alleen de eerste € 0,23 per kilometer belastingvrij is (in 2023 was dat € 0,21).

Je betaalt dan dus wél belasting over het deel van de kilometervergoeding dat boven de € 0,23 per kilometer uitkomt.

Reken je bijvoorbeeld €0,29 per kilometer? Dan moet je over de extra € 0,06 inkomstenbelasting betalen.

Hou je km-registratie als zzp’er goed bij, zodat je fouten voorkomt wanneer je de gereden kilometers op een later moment wil berekenen en verantwoorden.

Hoe doe ik de km-registratie als zzp’er?

Gereden kilometers bijhouden kan makkelijk met:

Een belangrijke tip: reken niet alleen de gereden kilometers!

Het is een veel voorkomende fout bij het doorberekenen van de km-vergoeding: het weglaten van de autokosten. Door de naam kilometervergoeding denk je vaak alleen aan de benzine (afgelegde kilometers), maar daarmee doe jij jezelf tekort.

Sterker nog: wanneer je ervoor kiest om alleen de kilometers te factureren, is de kans groot dat je er financieel niet uitkomt.

Neem daarom ook deze kosten mee in je kilometervergoeding:

  • De afschrijvingskosten;
  • De autoverzekering die je moet betalen;
  • De brandstof die je moet betalen;
  • De onderhoudskosten van het voertuig;
  • De wegenbelasting die je verschuldigd bent.

Deel vervolgens de totale prijs van het lijstje hierboven door het aantal kilometers dat je op jaarbasis rijdt en voilà: het is duidelijk welke prijs je per kilometer in rekening kunt brengen.

Hou er wél rekening mee dat de kosten die je jaarlijks voor je auto betaald per jaar kunnen verschillen. De brandstofprijs fluctueert ook constant. Het is slim om de kostprijs van je auto ieder jaar opnieuw te berekenen, zodat je nooit minder kilometervergoeding rekent dan dat het jou kost.

Gereden kilometers bijhouden kan eenvoudig met een boekhoudpakket. Bekijk hier welke gratis boekhoudprogramma voor jou interessant kunnen zijn.

Hulp nodig met je boekhouding? Wij helpen je bij het vinden van een gekwalificeerde boekhouder.