Als zzp’er mag je, als je aan bepaalde voorwaarden voldoet, allerlei gemaakte kosten aftrekken van je inkomen. Daardoor wordt je belastbaar inkomen kleiner. Je hoeft dan minder belasting te betalen. Eén van deze aftrekposten zijn de bedrijfskosten.
Wat zijn bedrijfskosten?
Om je eenmanszaak te runnen, maak je allerlei zakelijke kosten. Alle kosten die gemaakt worden om het bedrijf te laten draaien en winst te genereren zijn bedrijfskosten.
Bedrijfskosten zijn alle noodzakelijke kosten die gemaakt worden om het eindproduct te kunnen maken. Deze kosten worden doorberekend in de verkoopprijs van een product of dienst. Ze zijn aftrekbaar, waardoor je winst lager wordt.
Waarom mag ik deze kosten aftrekken?
Je loopt als zzp’er meer risico dan een werknemer met een vast dienstverband. Daarom mag je, mits je voldoet aan een aantal voorwaarden, profiteren van een aantal belastingvoordelen. Het aftrekken van bedrijfskosten is daar een voorbeeld van.
Welke bedrijfskosten zijn er?
Bedrijfskosten volgens ZZP Daily
Er zijn drie soorten bedrijfskosten:
- Kosten van de geleverde goederen of diensten aan de klant;
- Kosten van de bedrijfsvoering;
- Overige bedrijfskosten.
Kosten van de geleverde goederen of diensten aan de klant
Dit zijn de kosten voor onder andere grondstoffen, machines en installaties, distributie en energie voor productie.
Kosten van de bedrijfsvoering
Dit zijn de kosten voor onder meer de directie, administratie en huisvesting.
Overige bedrijfskosten
Dit zijn kosten voor onder meer zakelijke etentjes, telefoonrekeningen en een boekhouder of accountant
Bedrijfskosten volgens de Belastingdienst
De Belastingdienst maakt een onderverdeling in twee andere categorieën:
- De bedrijfskosten die in een jaar afgetrokken mogen worden, zoals personeelskosten en huur;
- De kosten die je over meerdere jaren mag aftrekken, zoals machines en vergunningen.
Voorbeelden van bedrijfskosten
De eerste zakelijke factuur heb je snel te pakken. Die krijg je namelijk direct bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Dat kost namelijk €51,30.
Andere typische opstartkosten voor een zzp’er zijn:
- Een zakelijke rekening;
- Een werktelefoon;
- Het ontwerp van je site of logo.
16 veel voorkomende bedrijfskosten
- Laptop
- Mobiele telefoon
- Auto
- Werkruimte
- Boekhouder
- Investeringen (machines, gereedschap)
- Werkkleding
- Marketing
- Zakelijke verzekeringen
- Vakliteratuur
- Cursussen of opleidingen
- Website
- Lunches
- Zakelijke rekening
- Reiskosten
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering voor zzp’ers
Hoe zit het met investeringen en afschrijvingen?
De meeste zakelijke kosten mag je dus aftrekken, maar voor de aanschaf van duurdere materiële bedrijfsmiddelen (zoals een laptop, een machine of een auto) én immateriële middelen (zoals vergunningen) zijn er aparte regels.
De Belastingdienst ziet de aankoop van deze middelen (vanaf €450) als investeringen. Daarom mag je niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. Je moet ze, afhankelijk van de levensduur, over een bepaald aantal jaar afschrijven.
Voorbeeld
Je koopt een laptop van €1.000. Deze schrijf je in een aantal jaar af. Gaat hij vijf jaar mee? Dan schrijf je elk jaar €200 af.
Twijfelgevallen: zijn de kosten privé, zakelijk of gemengd?
Kosten die je privé maakt, vallen niet onder de bedrijfskosten. Toch zijn er altijd grijze gebieden tussen zakelijke en privékosten. Dit zijn de belangrijkste twijfelgevallen:
- AOV
- Lunchen en koffiedrinken
- Representatie
- Telefoons en abonnementen
- Werkruimte
- Zakelijk reizen
AOV
De arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) is deels privé aftrekbaar. De bemiddelings- en advieskosten zijn niet aftrekbaar, maar de premie wel. Je trekt de kosten niet af van je omzet, maar je geeft hem bij de inkomstenbelasting op als ‘uitgave voor andere inkomensvoorzieningen’.
Lunchen en koffiedrinken
De koffie die je drinkt tijdens je werk in het koffietentje is een privé-uitgave. Een zakenlunch valt wél zakelijke kosten.
Representatiekosten
Zakelijke kleding, relatiegeschenken of toegangskaartjes voor netwerkborrels zijn kosten die je deels kan aftrekken, onder bepaalde voorwaarden.
Telefoons en abonnementen
Gebruik jij je telefoon voor zakelijk en privé? Dan is alléén het deel dat je zakelijk gebruikt aftrekbaar.
Werkruimte
De aanschaf van een bureaustoel voor je werkkamer kan ook privé zijn. Het is namelijk pas een zakelijke kostenpost als je een afgesloten ruimte met eigen opgang en sanitair hebt.
Zakelijk reizen
De meeste ondernemers rijden zowel zakelijk als privé in hun auto. Hou in dat geval een rittenadministratie bij, want alleen de zakelijke kilometers zijn aftrekbaar.
Hoe kan ik mijn bedrijfskosten berekenen?
Je kunt je bedrijfskosten berekenen door simpelweg de kosten die je zakelijk hebt gemaakt bij elkaar op te tellen.
Voorbeeld bedrijfskosten berekenen*
| Kosten van de geleverde goederen of diensten aan de klant | €3.000 |
| Kosten van de bedrijfsvoering | €2.000 |
| Overige bedrijfskosten | €500 |
| Totale bedrijfskosten | €5.500 |
*Deze bedragen zijn fictief
Je hebt deze bedrijfskosten nodig om de netto omzet te berekenen. De netto omzet bereken je door de bedrijfskosten van de bruto omzet af te trekken. De netto omzet is de omzet die overblijft wanneer alle verkoopkosten van de bruto-omzet zijn afgetrokken.
Voorbeeld kosten zzp berekenen*
| Bruto omzet | €120.000,00 |
| Kosten van de geleverde goederen of diensten aan de klant | -€60.000,00 |
| Kosten van de bedrijfsvoering | -€12.000,00 |
| Overige bedrijfskosten | -€10.000,00 |
| Afschrijvingen en waardeverminderingen | -€10.000,00 |
| Netto omzet (vóór belastingen) | €28.000,00 |
*Deze bedragen zijn fictief
Hoe verwerk ik de bedrijfskosten in mijn administratie?
Het is belangrijk dat je in je administratie duidelijke rubrieken maakt. Als je een boekhoudprogramma gebruikt, zijn deze kostensoorten al benoemd. De Belastingdienst moet namelijk snel zien op grond waarvan je de kosten wil aftrekken.
Bewaar bonnen en facturen goed, zodat je administratie op orde is. Tegenwoordig kan je makkelijk bonnen en facturen digitaal bewaren.
