urencriterium bijhouden en aantonen als zzp’er: zo doe je dat

Als zelfstandig ondernemer wil je de zelfstandigenaftrek van € 3.750 uiteraard binnen harken. Dat scheelt je heel wat belastingcenten, zeker startende ondernemer. Als starter krijg je namelijk bovenop de zelfstandigenaftrek ruim € 2.000 extra voordeel. Maar hoe kun je het urencriterium bijhouden en aantonen aan de belastingdienst dat je aan het urencriterium voldoet?

Urencriterium bijhouden

Registreer alles. Maak er een gewoonte van. Neem aan het einde van de dag een minuut of twee de tijd om alle werkzaamheden die je die dag hebt gedaan, te registreren. Doe je veel kleine werkzaamheden die steeds minder dan een uur in beslag nemen, dan is het verstandig om meteen als je klaar bent met een taak, dat te registreren. De kans dat je het aan het eind van de dag alles onthouden hebt is dan namelijk klein.

Hoe urencriterium bijhouden?

De gemakkelijkste manier om het urencriterium bij te houden is met een urenregistratie programma. Programma’s zoals e-boekhouden.nl, moneymonk of moneybird hebben allemaal een urenregistratie module. Je kunt hiermee snel en nauwkeurig je uren bijhouden. Urenregistratie kan in deze programma’s ook per klant of per project. Hierdoor kun je ook gemakkelijk de uren factureren met de facturatiemodule. De eerdergenoemde programma’s kunnen ook als volledig boekhoudpakket functioneren.

Hoef je minder nauwkeurig uren te schrijven, omdat je bijvoorbeeld een winkel hebt of elke dag vaste tijden werkt voor hetzelfde project? Dan kan je ook overwegen om de urenregistratie in excel te voeren. Per regel houdt je het volgende bij:

• Datum waarop werkzaamheden verricht zijn
• Begintijd, eindtijd en totale duur
• Omschrijving van werkzaamheden
• eventueel klant of project(nummer)

Urencriterium aantonen

Wanneer je netjes een urenregistratie bijhoudt zoals hierboven uitgelegd, is het eenvoudig om het urencriterium aan te tonen. Is de som van alle geregistreerde uren meer dan 1225, voldoe je aan het urencriterium.

Houd je geen urenregistratie bij, dan is het urencriterium aantonen een stuk lastiger. Heb je een winkel met vaste openingstijden? In dat geval kan je het urencriterium aantonen aan de hand van de totale openingsuren van de winkel.

Als je verdiensten niet te koppelen zijn aan het aantal gewerkte uren (uren x uurtarief = verdiensten), kun je problemen krijgen met de belastingdienst. Er is dan namelijk geen enkele manier om aan te tonen dat jij minimaal 1225 uur gewerkt hebt.

Bewaarplicht
Je hebt als ondernemer een administratieve bewaarplicht van 7 jaar. Dit betekent dat je over de afgelopen 7 jaar moet kunnen aantonen dat je aan het urencriterium hebt voldaan, als je de zelfstandigenaftrek hebt toegepast. Bewaar je urenregistratie dus goed. Een goede boekhouder doet dit voor jou.