Memoriaal en memoriaalboeking uitgelegd

Memoriaal, het memoriaaldagboek en memoriaalboekingen komen voor in elke administratie, dus ook in die van jou. Omdat een memoriaalboeking niet routinematig gedaan wordt, is het voor veel zzp’ers onduidelijk wanneer je een dergelijke boeking maakt en bovenal, wat is een memoriaalboeking?

Wat is een memoriaalboeking?

In het memoriaal worden incidentele boekingen gemaakt, zogenaamde memoriaalboekingen, die niet kunnen worden gemaakt in een ander dagboek, zoals het verkoopboek of het kasboek. Het gaat bij een memoriaalboeking dus om een journaalpost die niets te maken heeft met uitgaven, ontvangsten, inkoop of verkoop.

Een memoriaalboeking is in de meeste gevallen een boeking waar geen financiële transactie voor benodigd is. Denk bijvoorbeeld aan afschrijvingen of afboekingen van incourante voorraad. In voorgenoemde gevallen worden bedragen op de balans verminderd en in de winst- en verliesrekening geboekt. Er ligt hier dus geen financiële transactie aan ten grondslag.

Het memoriaal wordt vaak gebruikt bij de jaarafsluiting. Aan het eind van het jaar voer je bijvoorbeeld de afschrijvingen door, je boekt diverse overlopende posten af zoals vooruitbetaalde kosten en boekt vooruitbetaalde bedragen op voor bijvoorbeeld de vooruitbetaalde huur. Al deze boekingen komen in het memoriaal terecht.

Memoriaalboeking verwerken in de boekhouding

Een memoriaalboeking wordt in de boekhouding verwerkt. Als voorbeeld nemen we hier de afschrijving op kantoorinventaris. In het geval van een afschrijving, wordt de waarde van het actief op de balans verminderd. Als je kantoorinventaris ter waarde van bijvoorbeeld € 2.000 op de balans hebt staan die in 5 jaar wordt afgeschreven, zal er € 400 per jaar worden afgeschreven. De kantoorinventaris zal op de balans met € 400 verminderen en er zal voor € 400 aan afschrijvingskosten worden verantwoord in de balans. Deze mutatie kan niet in het kasboek, bankboek, inkoopboek of verkoopboek worden gemaakt, daarom zal er een boeking gemaakt worden in het memoriaal boek.

De aankoop van de kantoorinventaris is wel een financiële transactie, dus de boeking van de aankoop kan wel in een van de andere dagboeken geboekt worden. De afschrijving hierover echter niet, zoals hierboven weergegeven.

In alle boekhoudsystemen is het memoriaalboek inbegrepen. Voer jij jouw administratie in excel, dan kan je eenvoudig het memoriaal bijhouden in een aparte tab. Bijvoorbeeld met dit excel-boekhouden.nl template.

Makkelijker met boekhoudpakket

Geen zin in memoriaalboekingen en ingewikkelde administratie? Er zijn tegenwoordig online boekhoudpakketten gericht op zzp’ers die makkelijk te gebruiken zijn. Met eenvoudige invoerschermen speciaal voor zzp’ers en ze bieden alles wat zzp’ers en freelancers nodig hebben.

Bij sommige aanbieders zoals e-Boekhouden.nl krijg je ook gratis deskundige hulp bij inhoudelijke vragen. Je kunt via deze actie e-Boekhouden.nl 15 maanden gratis uitproberen.

Andere boekingen in het memoriaal

Een aantal andere voorbeelden waarbij de verwerking in het memoriaal gedaan wordt, zijn:

• Afboekingen (incourante voorraden, dubieuze debiteuren)
• Mutaties van voorzieningen (garantievoorziening, voorziening groot onderhoud, voorziening dubieuze debiteuren etc.)
• Afschrijvingen
• Salderen van crediteuren en debiteuren (door bijvoorbeeld creditnota’s)
• Loonjournaalpost
• Herwaarderingen

En zo zijn er nog tal van andere boekingen die in het memoriaal behoren, omdat de gebeurtenis geen uitgaven, inkomsten, inkopen of verkopen betreft.

Naarmate een bedrijf groter wordt, zullen er meer memoriaalboekingen worden gebruikt. Een zzp’er zal bijvoorbeeld niet snel te maken krijgen met herwaarderingen of loonjournaalposten. Grotere bedrijven daarentegen hebben een complexere boekhouding, waardoor er meer bijzonderheden bij komen kijken. En juist deze bijzondere transacties worden vaak in het memoriaal gemuteerd.

In balans

De journaalpost wordt altijd op twee rekeningen geboekt. Daarbij wordt debet en credit gebruikt, zodat er altijd evenwicht bewaard wordt. Een rekening wordt minder, waardoor de ander meer wordt. Alle dagboeken met uitzondering van het memoriaal hebben slechts één tegenrekening, bijvoorbeeld het bankboek heeft als tegenrekening de rekening bank. Bij het memoriaal is dit niet het geval, hierbij dien je zelf een tegenrekening op te geven. Let er daarom op bij een memoriaalboeking dat het bedrag van beide rekeningen altijd gelijk is.

Makkelijker boekhouden? e-Boekhouden.nl is een eenvoudig boekhoudprogramma voor zzp’ers met een lage prijs. Klik hier om e-Boekhouden.nl 15 maanden gratis te gebruiken.