Zoek naar:

De kosten van een zakelijke hotelovernachting vallen onder reis- en verblijfskosten. Met deze kosten zit het iets ingewikkelder dan andere kosten. Niet alle reis- en verblijfskosten zijn namelijk geheel aftrekbaar, heeft de belastingdienst bepaald. Mag je de btw van een hotelovernachting terugvorderen? Zijn de kosten aftrekbaar? En hoe boek je dit in je boekhouding?

btw hotelovernachting

Een hotelovernachting valt onder het verstrekken van logies voor een korte periode en valt daardoor onder het 9% tarief voor de btw.

Mag je de btw op hotelkosten terugvragen?

Je mag de btw op een hotelovernachting volledig terugvragen aan de belastingdienst.

Let op dat btw op eten en drinken niet teruggevraagd mag worden. Die moet jij voor eigen rekening nemen. Eet je dus ook lunch of diner in het restaurant die niet bij de kamerprijs zit inbegrepen, dan mag je alléén btw over de overnachting terugvragen, niét over het eten en drinken. Hoe je dat kunt splitsen leg ik verderop in het artikel uit.

hotelkosten aftrekbaar, of niet?

In beginsel geldt, dat alle kosten die benodigd zijn voor uitoefening van jouw bedrijf, aftrekbaar zijn. Maar een zakelijke hotelovernachting valt onder de categorie reis- en verblijfkosten. En dat is wat het ingewikkeld maakt, want…

De belastingdienst twijfelt aan het zakelijke karakter van reis- en verblijfskosten.

Slapen en eten moet je immers altijd, of je nu wel of niet voor de zaak aan het werk bent. Om een duidelijke grens te stellen, heeft de belastingdienst besloten dat sommige reis- en verblijfskosten slechts beperkt aftrekbaar zijn.

Wat beperkt aftrekbaar precies betekent kom ik zo op terug, eerst wil ik je laten zien welke kosten slechts beperkt aftrekbaar zijn.

Dit zijn alle kosten die beperkt aftrekbaar zijn:

  • voedsel, drank, genotmiddelen (zoals zakenlunches en -diners)
  • representatie (geschenken, borrel, receptie)
  • congressen, seminars, studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten)

Hotelovernachting soms 100% aftrekbaar, soms beperkt

Als je bovenstaand lijstje bekijkt, zie je dat verblijfkosten alléén beperkt aftrekbaar zijn bij congressen, seminars en studiereizen. Verder zien we er niets over.

Het hangt er dus van af wat de rede van de hotelovernachting is.

  • Verblijf je in een hotel voor een congres, seminar of studiereis? Dan zijn de hotelkosten beperkt aftrekbaar
  • Verblijf je in een hotel voor een andere zakelijke reden (zoals zakelijke afspraak, een opdracht ver weg, etc.) dan zijn de hotelkosten 100% aftrekbaar

Heb je voedsel of dranken genuttigd in het hotel? Dan zet het hotel die waarschijnlijk op dezelfde factuur. Houdt er rekening mee dat voedsel altijd slechts beperkt aftrekbaar is.

En dat kan het soms ingewikkeld maken. Want verblijf je in een hotel voor een andere reden dan een congres of seminar? Dan is je verblijf wél 100% aftrekbaar, maar het eten en drinken in het hotel is slechts beperkt aftrekbaar.

Wil je alles volgens het boekje doen, dan moet je die kosten splitsen.

Eten- en hotelkosten splitsen

Goed, de hotelovernachting is geheel aftrekbaar (behalve als het om een seminar of congres gaat), maar voedsel en dranken slechts beperkt. Als je een drankje neemt of eet in het hotel, zul je bij betaling een factuur of bon moeten vragen waarop de kosten voor hotelovernachting en voedsel/dranken gesplitst is. In de meeste hotels doen ze dat gelukkig standaard.

Vervolgens kun je de kosten juist in de boekhouding verwerken. Namelijk de hotelovernachting voor 100%, voedsel en dranken 80%.

Hierboven neem ik een percentage van 80% voor beperkt aftrekbare kosten. Er zijn echter twee mogelijkheden om beperkt aftrekbare kosten te verwerken. Namelijk:

  • Alle beperkt aftrekbare kosten boven € 4.500 per jaar mogen worden afgetrokken
  • 80% van de beperkt aftrekbare kosten mogen afgetrokken worden

Kies dus de optie die het meest voordelig is voor jou. In de praktijk zie ik dat de 80% regeling voor zzp’ers vrijwel altijd het voordeligst is.

Uitzondering: congressen, seminars en studiereizen

Om het nog even te benadrukken: de kosten voor bezoek van congressen, seminars en studiereizen zijn slechts beperkt aftrekbaar, ook de reis- en verblijfskosten (waaronder je hotelovernachting) die daarmee samenhangen.

Boek je bijvoorbeeld een hotel, zodat je dicht bij een congres zit en niet op en neer hoeft te reizen, dan is óók de hotelovernachting beperkt aftrekbaar. De hotelkosten komen namelijk voort uit het congresbezoek. Het is overigens altijd handig om te boeken met een zakelijke rekening voor de administratie. Op zoek naar voordelige mogelijkheden, kijk dan hier.

Auteur

Job Verberne is oprichter van ZZP Daily en helpt meer dan 50.000 zzp’ers per maand bij de start van hun onderneming. Hij heeft een Bachelor of Science in Accountancy en is door The Next Web verkozen tot één van de 500 meest inspirerende digitale talenten van Nederland. Zijn artikelen zijn door meer dan 1 miljoen mensen gelezen.

11 reacties

  1. Hoe zit het met een zakelijke hotel of B&B overnachting inclusief ontbijt?
    Mag je deze wel in zijn totaal opgeven, of moet je dan vragen of ze deze splitsen in overnachting en los de prijs van het ontbijt op de factuur?

    • Hoi Janneke, mocht ik nog optijd zijn.. 😉

      Officieel moet je het ontbijt splitsen en die apart in je administratie verwerken.

      Maar als je hotelovernachting inclusief ontbijt is, en het ontbijt niét apart op de factuur vermeld staat (is meestal namelijk niet apart vermeld) dan zou ik gewoon alles als hotelovernachting opvoeren.

      Krijg je een factuur waarop het ontbijt (of ander eten/drinken) wél apart vermeld staat, dan doe het netjes volgens de regels. En voer het ontbijt op als beperkt aftrekbare kosten.

  2. En als een groep een heel weekend gaat feesten in een kasteel in het buitenland met feestzaal erbij zonder te werken? Of het weekend opgevoerd wordt als bedrijfsmatig terwijl het een familieweekend of trouwfeest is? Kan dat worden afgetrokken?

    • Hi Anneke, ik zie niet in wat het zakelijke deel is van een weekend feesten, familieweekend of trouwfeest? Dit zijn geen zakelijke gebeurtenissen en kunnen niet worden afgetrokken.

  3. Mijn 2 daagde seminar is eens in de drie jaar verplicht . Deze seminar valt 100% onder beroepskosten.
    Door de grote afstand ben ik genoodzaakt een hotel overnachting te nemen.
    Is deze overnachting dan nog steeds beperkt aftrekbaar ?..
    Als ik voor werk daar 2 dagen werk is het hotel wel 100 % aftrekbaar.
    Ik zie het verschil niet. Ik maak beroepskosten.
    Ik kan mij voorstellen wanneer een seminar of congres niet verplicht is dat de kosten beperkt aftrekbaar zijn..

    • Hoi Bob, ben je zzp’er of werknemer? En door wie wordt de seminar verplicht? Door de Belastingdienst of door een opdrachtgever?
      Voor zover ik weet zijn er geen verplichte seminars voor zzp’ers en zijn ze daarom dus ook niet 100% aftrekbaar. Ben benieuwd!

  4. Hoi Job,
    Bedankt voor de reactie.
    Ik ben als zzp’er freelance vlieginstructeur en examinator. Voor deze beide werkzaamheden is door Europese wetgeving verplicht gesteld om elke drie jaar een seminar te volgen icm een verplicht examen. Hierdoor blijft mijn instructie bevoegdheid geldig. Zoals andere Europese landen moet Nederland zich hieraan conformeren. Zonder deze verplichte seminars geen examen en is het dus niet mogelijk mijn werkzaamheden uit te voeren. Ze noemen het een seminar maar ze hadden het beter een andere naam kunnen geven.
    Hopelijk geeft deze informatie meer duidelijkheid.

  5. Hoi bob
    Ik heb een hoveniers bedrijf en ga in mei altijd naar london om naar de chelsea flower show en andere engelse tuinen dit voor inspiratie / kijken naar nieuwe ideeen om toe te passen in de tuinen in nederland
    Kan ik dit als zakelijke kosten opvoeren of deels als zakelijk
    Gaat dan om reis met de boot
    Hotel
    En tickets voor toegang
    En op het event de lunch / diner
    Als dit niet kan omdat je geen werk afspraak hebt eventueel een afspraak maken met een verkoper die daar staat om het te verifiëren.

    Ook las ik dat trein of taxi vergoed werd
    Maar de boot van calais naar dover ook toevallig?

    • Hi Arie,

      Deze kosten zijn voor 80% aftrekbaar. Dat noemt de belastingdienst beperkt aftrekbare kosten.
      Dat geldt voor tickets voor d flower show. Hotel. En bootreis.

      Lunch en diner zijn niet aftrekbaar, tenzij je inderdaad een zakenlunch/diner hebt met een potentiële afnemer, leverancier of partner.

  6. Beste Job,

    Ik ben zelfstandig ondernemer en zal voor de inkoop van onze zaak een beursbezoek maken, nabij Parijs.
    Zijn de kosten voor de hotelovernachting 100% of 80% aftrekbaar.
    Ik hoor graag van je.
    Met vriendelijke groet,
    Jurgen Leijten

Schrijf een reactie