Btw-aangifte: alles wat je erover moet weten mét voorbeelden

Wil je in vijf minuten zelf je aangifte omzetbelasting doen? We leggen stap voor stap uit hoe je dit als zzp’er regelt – aan de hand van een voorbeeld met tekst en afbeeldingen.

Tip van ons

Wil je met één klik je btw-aangifte zzp doen? Gebruik dan een boekhoudprogramma. Dit helpt je met automatische btw-berekeningen en vooraf ingevulde zzp-btw-aangiftes. Je hoeft dan zelf alleen nog maar de zzp-btw-aangifte digitaal te versturen naar de Belastingdienst. Dat kan met één druk op de knop. Erg handig.

Gebruik bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl. Lees hier meer over hun boekhoudpakket of open hier een proefaccount met vijftien maanden gratis boekhouden.

In vijf minuten zelf je btw-aangifte als zzp’er doen: het is een simpele rekensom. Iedereen kan het!

Wat is de btw-aangifte?

De btw-aangifte kennen we ook wel als de omzetbelastingaangifte. Je geeft hierbij de btw op die je aan klanten in rekening hebt gebracht. De btw die leveranciers aan jou hebben berekend, trek je hier weer vanaf.

Het is belangrijk dat je de btw-aangifte op tijd doet en op tijd betaald. Je voorkomt op die manier een zogenoemde naheffing.

Wanneer moet ik aangifte omzetbelasting doen?

De Belastingaangifte laat je weten hoe vaak je omzetbelastingaangifte moet doen. Dit kan per maand, per kwartaal of per jaar. Het meest gebruikelijke is de btw-aangifte per kwartaal. Het doen van aangifte btw per maand of per kwartaal kan onder voorwaarden.

Je doet de btw-aangifte uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal of de maand waarover je aangifte doet. Doe je per jaar aangifte btw? Doe dit dan vóór 1 april van het eerstvolgende jaar.

Tip: met één klik btw-aangifte doen? Dat kan snel en gratis met deze programma’s

Zelf je btw-aangifte doen via de Belastingdienst is best eenvoudig. Maar het kan nog makkelijker, namelijk met één klik via een boekhoudprogramma. Check deze makkelijke boekhoudprogramma’s:

• e-Boekhouden.nl - 15 maanden gratis voor starters! (Best getest!)
• Snelstart - 30 dagen gratis proberen!
• MoneyBird - Boekhouden voor zzp'ers. Probeer 60 Dagen Gratis!

Hoe doe ik btw-aangifte?

Lees hieronder stap voor stap hoe je btw-aangifte moet doen.

Stap 1: Bepaal je btw

Bepaal allereerst hoeveel btw je hebt betaald en hoeveel btw je hebt ontvangen. Deze btw moet je namelijk invullen bij de aangifte.

Je draagt btw af over alle inkomsten en betaalt btw over alle uitgaven. De btw moet daarom worden vermeld op alle facturen die je verstuurt én ontvangt. 

Reken de btw eenvoudig zelf uit als dit niet het geval is. Dit doe je aan de hand van de onderstaande formule. Pas 21% of 9% toe, afhankelijk van het gehanteerde percentage. We gebruiken 21% in het onderstaande voorbeeld.

21 / 121 * factuurbedrag = btw

Het factuurbedrag is het bedrag waarover omzetbelasting wordt berekend.

De btw die je hebt ontvangen, moet je afdragen aan de Belastingdienst. De btw die je hebt betaald, kun je terugvragen. De aangifte inkomstenbelasting betreft dus de ontvangen btw min de betaalde btw.

De uitkomst van deze rekensom vertelt je of je btw moet betalen óf juist btw terug krijgt. Dit hangt af van het feit of het bedrag positief of negatief is.

Voorbeeld

Stel – je doet elk kwartaal aangifte omzetbelasting. Je hebt in een kwartaal €5.300 omzet waarover 21% btw is geheven. Dit komt neer op €919,84.

Je hebt echter tegelijkertijd inventarissen gekocht waarover je €111,07 btw hebt betaald.

De omzetbelasting die je hebt ontvangen moet je afdragen, de omzetbelasting die je hebt betaald, mag je terugvorderen. We krijgen dan de volgende som:

Te betalen btw: €919,84

Te vorderen btw: €117,07

€919,84 – €117,07 = €808,77. Dit is de af te dragen btw bij de aangifte omzetbelasting.

Zo simpel is het. Is je administratie up-to-date? Dan denken we dat je binnen vijf minuten je aangifte hebt geregeld. Dat bespaart je weer een paar tientjes die de boekhouder vraagt voor een aangifte omzetbelasting.

Je hebt voor het voeren van je administratie tegenwoordig bijna geen boekhoudkennis meer nodig. Iedere zzp’er kan zijn of haar eigen administratie voeren. Dat doe je bijvoorbeeld met een boekhoudprogramma. e-Boekhouden.nl kwam als beste uit onze test, waarbij we de elf meest prominente zzp-boekhoudprogramma’s testten. De pluspunten zijn het gemak in gebruik (ook zonder boekhoudkennis) en hun goede helpdesk voor al je vragen. Bekijk hier de prijzen van e-Boekhouden.nl.

Stap 2: Doe je aangifte omzetbelasting

De btw-aangifte zelf doe je online via de website van de Belastingdienst. Gebruik daarvoor het aangifte omzetbelastingformulier dat beschikbaar is op de site. Log in via Inloggen Ondernemers en gebruik daarbij de inloggegevens die je hebt ontvangen van de fiscus.

Ingelogd? Klik dan op Aangifte Omzetbelasting en kies voor het tijdvak waarover je aangifte wil doen.

Je krijgt dan allereerst de vraag of je iets aan hebt te geven. Dit is het geval wanneer je activiteiten hebt verricht, zoals het inkopen en verkopen van goederen en diensten. Het komt zelden voor dat zzp’ers géén activiteiten verrichten en dus geen btw-aangifte hoeven te doen. Geef daarom, als je ook maar iets van werk hebt verricht, ja aan. Ga hierna verder naar de rubrieken.

Rubriek 1: Prestaties binnenland

Geef in Rubriek 1 de omzet aan die je in Nederland hebt gemaakt. De omzet die je in het linker invoerveld invult, is de omzet zonder btw. De omzet die je in het rechter invoerveld invult, is het btw-bedrag.

Je geeft de omzet dus aan per btw-categorie. Het is daarom verstandig om de facturen die je ontvangt en uitschrijft al direct bij ontvangst te sorteren op btw-percentage. Je kunt ze daarmee gemakkelijk bij elkaar optellen en direct invoeren op de website van de Belastingdienst.

Privégebruik

De Belastingdienst vraagt bij Rubriek 1D om Privégebruik. Dat zit als volgt.

Stel – je verkoopt laptops van €500 per stuk en je besluit er één uit de voorraad te nemen om zelf te gebruiken of om cadeau te doen. Dan krijg je hier weliswaar geen omzet voor, maar moet je wél omzetbelasting afdragen. Deze omzetbelasting wordt berekend over de kostprijs van het artikel, ofwel inkoopprijs, en dus niet de verkoopprijs. Dit vul je in bij Rubriek 1D.

Andere voorbeelden van het privégebruik van bedrijfsgoederen zijn het privégebruik van een auto van de zaak en het privégebruik van gas, water, elektra en telefoon.

Rubriek 2: Verleggingsregelingen binnenland

Let op: de rubrieken 2, 3 en 4 zijn voor de meeste zzp’ers en andere kleine ondernemers niet van toepassing. Gebruik je geen verleggingsregelingen en heb je geen transacties met bedrijven in het buitenland? Ga dan door naar rubriek 5.

Vul Rubriek 2 alleen in als er goederen of diensten zijn geleverd waarbij de heffing van de omzetbelasting naar jou is verlegd.

De verleggingsregeling houdt in dat de leverancier de btw verlegd naar de afnemer. De leverancier brengt hierbij geen btw in rekening.

Verlegde btw wordt op de factuur vermeld als btw verlegd. Dit wordt vermeld in plaats van het btw-percentage en -bedrag. Het btw-nummer van de afnemer moet eveneens worden vermeld op de factuur wanneer de omzetbelasting verlegd is.

Het komt niet vaak voor dat btw wordt verlegd. Zzp’ers en kleine ondernemers krijgen hier doorgaans niet mee te maken. Situaties waarin omzetbelasting desondanks voorkomt zijn:

• Onderaannemingen en uitleningen van personeel in bijvoorbeeld de bouw;
• Handel in smartphones, laptops, tablets en game consoles;
• Onroerende zaken;
• Afval en oude (waardeloze) materialen;
• Executieverkoop.

Rubriek 3: Prestaties naar of in het buitenland

Heb je goederen buiten de EU geleverd? Voer de omzet hiervan dan in bij Rubriek 3A.

Vul bij Rubriek 3B de omzet in van intracommunautaire leveringen. Een intracommunautaire levering is een levering van een product of dienst naar andere landen binnen de EU. Het gaat bij een dergelijke levering om…

• …goederen die zijn geleverd aan een bedrijf dat staat ingeschreven in een EU-land – anders dan Nederland;
• …eigen goederen die door jou zijn overgebracht naar een ander EU-land.

Let er goed op dat het bij intracommunautaire leveringen alléén gaat om leveringen aan onderaannemers. Je hoeft de omzet niet aan te geven in Rubriek 3 wanneer je verkoopt aan particulieren buiten Nederland.

Rubriek 4: Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht

Koop je goederen of diensten in het buitenland? De omzetbelasting moet dan in Nederland worden aangegeven. De leverancier heeft in dit geval ook geen buitenlandse btw in rekening gebracht. De omzetbelasting moet worden aangegeven in Nederland door de afnemer – in dit geval ben jij dat dus.

Rubriek 5: Voorbelasting, kleineondernemersregeling (KOR) en schatting

Voorbelasting

Vul bij Rubriek 5B de voorbelasting in. Dit is de btw die je hebt betaald op goederen en diensten die je hebt ingekocht. Deze omzetbelasting wordt van de te betalen btw afgetrokken.

Kleineondernemersregeling (KOR)

De kleineondernemersregeling (KOR) is een voordeel dat de Belastingdienst geeft aan kleine ondernemers. Je kunt hiervoor in aanmerking komen wanneer je op jaarbasis minder dan €1.800 (2024) moet betalen. Je krijgt dan mogelijk belastingvermindering of betaalt zelfs helemaal geen btw.

Vul het bedrag van de vermindering in bij Rubriek 5B wanneer je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Let wel op: dit doe je alleen bij de laatste aangifte van het jaar.

Schatting

De schatting hoeft niet te worden ingevuld, tenzij je om administratieve redenen niet in staat bent om binnen één maand na afloop van het tijdvak de btw-aangifte in te dienen.

Stap 3: Betaal de btw of vraag de btw terug

Dat was hem al. Het aangifteprogramma van de Belastingdienst berekent automatisch het bedrag dat je aan omzetbelasting moet betalen of terugkrijgt. Controleer de bedragen en je kunt de aangifte automatisch versturen.

De Belastingdienst stort het betreffende bedrag bij teruggave zo snel mogelijk op het rekeningnummer dat hiervoor is opgegeven. Moet je betalen? Maak het betreffende bedrag dan over naar rekeningnummer NL 86 INGB 0002 4455 88 op naam van de Belastingdienst Apeldoorn.

Let er op dat je op tijd betaalt. De betaling moet uiterlijk aan het einde van de maand, na afloop van het tijdvak waarop de aangifte betrekking heeft, zijn betaald. De betaaldatum is de datum waarop de betaling is bijgeschreven op de rekening van de Belastingdienst. Je bank heeft mogelijk enkele dagen nodig om de betaling te verwerken, afhankelijk van wanneer je betaalt en welke bank je hebt. Maak het geld dus op tijd over en voorkom een naheffingsaanslag en mogelijk een boete.

Stap 4: Voldoe aan de bewaarplicht

Je hebt als ondernemer een administratieve bewaarplicht van zeven jaar. Dat houdt in dat je alle relevante administratieve documenten moet bewaren voor een periode van zeven jaar. Bewaar dus alle documenten die je ontvangt en worden gegenereerd naar aanleiding van de btw-aangifte.

Doe makkelijker aangifte met een boekhoudpakket

Boekhoudprogramma’s stellen automatisch het btw-overzicht voor je op, zodat je de cijfers alleen nog maar over hoeft te typen bij de aangifte omzetbelasting op de website van de Belastingdienst.

De BTW-aangifte binnen 2 minuten versturen en betalen zonder e-herkenning? Ontdek hier hoe het werkt met Informer.

Sommige boekhoudprogramma’s hebben zelfs een automatische btw-koppeling met de Belastingdienst, waardoor je helemaal niets meer hoeft te doen.

e-Boekhouden.nl is daar mooi voorbeeld van. Je kunt bij dit programma’s een gratis proefaccount openen, mocht je daar interesse in hebben. Het boekhoudprogramma is vrij eenvoudig te begrijpen voor elke zzp’er en bovendien meestal de eerste vijftien maanden gratis voor starters. Het kan dus de moeite waard zijn om het even uit te proberen. Een account is namelijk in een paar minuten geopend.

Bekijk hieronder een voorbeeld van het btw-overzicht in e-Boekhouden.nl.

Verstuur je een factuur met 21% btw? Dan voegt het boekhoudprogramma automatisch de btw toe aan Rubriek 1A (de eerste regel in de bovenstaande afbeelding). Je hoeft daar zelf niets voor te doen.

Wil je na afloop van het kwartaal aangifte doen? Verstuur dan simpelweg de aangifte vanuit het boekhoudprogramma met één druk op de knop Aangifte Nu Elektronisch Versturen.

Probeer e-Boekhouden.nl tijdelijk 15 maanden gratis of check de best geteste boekhoudprogramma’s hieronder.

• e-Boekhouden.nl - 15 maanden gratis voor starters! (Best getest!)
• Snelstart - 30 dagen gratis proberen!
• MoneyBird - Boekhouden voor zzp'ers. Probeer 60 Dagen Gratis!

Wil je in Excel boekhouden? Bekijk dan Excel-boekhouden.nl voor een gratis template.